Ці вісім помилок зіпсують ваш діловий лист

Діловому листуванню притаманний офіційно-діловий стиль, тож такі листи мають бути лаконічними, структурованими, грамотними. Водночас, у діловому листуванні, як і в звичайному спілкуванні, є місце емоціям, першому враженню, точкам дотику. Тому вони мають бути й людяними. У цих критеріях люди часто припускаються помилок. Яких саме та як їх уникнути, дізнаєтеся із цієї статті*.

Помилка № 1. Не надавати значення темі листа

У діловому листуванні тема листа — це ваш перший контакт з людиною. Від того, наскільки зрозумілою і грамотною буде тема, залежить те, наскільки швидко вам дадуть відповідь і чи дадуть взагалі.

Типові прояви цієї помилки:

• відправляти повідомлення без теми;
• припускатися в ній граматичних, орфографічних помилок;
• писати в цьому полі те, що не стосується суті листа;
• робити тему занадто довгою;
• писати що-небудь, як-от «Терміново!!!», «Важливо!!!», «Швидко прочитай! Терміново! Важливо!».

Як правильно?

У темі листа відображайте його основну мету, ідею. Ідеальна довжина теми — пʼять слів, максимум — сім. Якщо більше, то тема обріжеться і повністю її ваш адресат зможе побачити, лише коли перейде на сам лист. А він же може цього й не зробити.

І ніяких помилок. Інакше перше враження про вас вже буде зіпсоване.

Помилка № 2. Писати без структури

Структура в листі — це можливість виділити в ньому головні думки, розставити акценти. Якщо її немає, то одержувачу доводиться розділяти текст на частини самому, тобто витрачати на це час. Якось не дуже шанобливо виходить.

Типові прояви цієї помилки:

• немає мети листа (або ви її не виділили окремим абзацом, або її в принципі не можна зрозуміти з тексту);
• думки, речення непослідовні;
• немає візуального оформлення (мінімально — поділу на абзаци);
• немає заклику до дії або запитання в кінці листа (ділове листування — це не монолог, а процес комунікації між двома та більше людьми).

Як правильно?

Ось грамотна, класична структура ділового листа:

Основні рекомендації щодо структури листа:

• самостійно визначте мету листа й виділіть її, а не перекладайте це завдання на адресата;
• пишіть послідовно;
• кожну структурну частину листа оформляйте окремими абзацами. Скористайтеся правилом «1 деталь = 1 абзац»;
• обов’язково ставте запитання або в інший спосіб закликайте до продовження комунікації;
• посилання вшивайте в слова, щоб вони не займали кілька рядків.

Помилка № 3. Використовувати канцеляризми

Щоб ваша ділове листування викликало доброзичливий нас­т­рій і бажання відповісти, забудьте про канцеляризми.

Текст листа погіршують:

• мовні штами, як-от на даному етапі, на даний момент, в даний час, слід зазначити, важливо підкреслити, згідно з…;
• пасивні конструкції, як-от нами було зроблено, інтернет був підключений працівниками;
• віддієслівні іменники замість дієслів, як-от усунення, надання, запобігання, керування;
• надмір відіменникових прийменників, як-от в силу, за допомогою, внаслідок, з метою, у зв’язку з, через. Часто їх поєднують з віддієслівними іменниками (з метою забезпечення закладу...).

Не завжди доречно вживати слова іноземного походження. Їх можна використовувати, якщо ви впевнені, що одержувачі листа знають значення цих слів. Наприклад, для працівників ІТ-компаній слова «пофіксити», «баг» зрозумілі. Якщо ж ви надсилаєте лист незнайомій людині і не впевнені, що вас зрозуміють, знайдіть широковживану альтернативу.

Слід уникати також скорочень слів. Це коли людина не дописує слово до кінця або дивно його скорочує: наприклад, «дяк» замість «дякую». Це неповага до отримувачів. Так робити не треба. Не полінуйтеся і напишіть слово повністю.

Як правильно?

Правильно писати без канцеляризмів, адже вони призводять до багатослів’я. Перед тим як надіслати, відредагуйте лист: приберіть всі складні фрази, непотрібні мовні конструкції. Перевірте, чи немає скорочень і чи зрозумілі всі слова іноземного походження.

Помилка № 4. Лист як потік думок

У діловому листі важлива логіка, а саме логічна послідовність думок. Коли її немає, легко втратити сенс комунікації та в підсумку нічого не вирішити.

Основні характеристики такої помилки:

• в одному реченні кілька різних думок;
• багато непотрібної або нерелевантної інформації;
• деталі не пов’язані між собою.

Результат — співрозмовник не розуміє, що вам відповісти і, в кращому разі, запитає про це та продовжить комунікацію, у гіршому — ви залишитеся без відповіді.

Як правильно?

Перечитайте лист кілька разів, щоб побачити, чи дотримуєтеся ви таких рекомендацій:

• 1 лист = 1 мета;
• 1 речення = 1 думка;
• речення короткі та прості;
• інформація тільки по темі;
• всі деталі пов’язані між собою.

Навіть якщо перший варіант тексту буде схожий на потік думок — нічого страшного. Головне — в результаті отримати якісний лист. А для цього його доведеться не раз редагувати.

Помилка № 5. Помилки й одруківки

Один із проявів поваги в діловому листуванні — писати без помилок. Будь-яких. Ось ті, які трапляються найчастіше:

• граматичні;
• неправильно розставлені розділові знаки чи їх відсутність;
• дефіс замість тире і навпаки;
• лапки-ла՛пки “” замість лапок-ялинок «»;
• не те ім’я співрозмовника.

Як правильно?

Текст вичитаний, є всі потрібні коми, крапки, абзаци і немає помилок. Не впевнені в цьому? Скористайтеся сервісами з перевірки текстів.

Ім’я співрозмовника написане правильно, а саме так, як він представився в своєму листі. Ніяких скорочених форм. Якщо співрозмовник представився Валентином, то вітайте його в листі, використовуючи ім’я «Валентин», а не «Валя», «Валик» тощо. Якщо ініціатор ділового листування ви і це перший лист, звертайтеся до адресата за повним іменем.

Помилка № 6. Використовувати подразники

Є категорія людей, на листи яких відповідати не хочеться. Зазвичай вони використовують такі прийоми:

• фамільярність — різкі переходи на «ти» без обопільної згоди, вживання пестливих слів. Приклад — «Привітик, Олечко!))»;
• CAPS LOCK. Приклад — «ТРЕБА ТЕРМІНОВО !!! УВАГА!!»;
• початок речення з малої літери;
• псевдоввічливість. Приклад — «Будьте такі люб’язні».
• наказовий тон. Приклад — «Прошу терміново зробити».

А ось фрази, які можуть дратувати співрозмовника: «Як ваші справи?» (це особисте запитання і йому не місце в діловому листуванні. Ним ви порушуєте чужі особисті кордони, викликаєте підозру, що вам щось потрібно, і одразу задаєте не дуже добрий тон спілкуванню); «Приносимо вибачення за спричинені незручності»; «Ми вас почули»; «Доводимо до відома»; «Переконливе прохання»; «Вас це точно зацікавить»; «Дякую за розуміння!».

Як правильно?

Просто не використовуйте зазначені прийоми-подразники у своїх листах. Також пишіть «Ви» з великої літери як форму ввічливості у звертанні до однієї конкретної особи в листах, офіційних документах. А в листах до кількох людей — «ви» з малої літери.

Не використовуйте метод сендвіча — коли ви починаєте комунікацію з хорошого, а потім переходите до поганого. Краще почати з правди, але грамотно її аргументувати й запропонувати різні рішення.

У підписі вкажіть своє ім’я, прізвище, посаду, місце роботи, контактну інформацію (посилання на робочі сторінки в соцмережах, сайт).

Помилка № 7. Токсичність замість поваги

Типові прояви токсичності в діловому листуванні:

• негативне емоційне забарвлення;
• драматизм;
• претензії замість аргументів;
• спроби зачепити почуття адресата.

Коли співрозмовник використовує подібні прийоми в спілкуванні, хочеться одразу його припинити.

Як правильно?

Токсичність часто з’являється там, де не вдається підібрати виразні аргументи та впоратися з емоціями. Але з цим можна боротися:

• викладати факти й аргументи;
• не використовувати художні засоби;
• не додавати емоційного забарвлення за допомогою смайлів (але такий варіант допускається, якщо ви пишете колезі і це притаманно корпоративній культурі);
• не переходити на особистості.

Як бути, якщо токсичного листа пишуть вам, а не ви? Подумки перетворіть цей поганий лист у хороший і відповідайте на нібито хороший. Так повідомлення простіше переосмислити, відповісти не токсично, без зайвих емоцій.

Помилка № 8. Перекладання відповідальності

Думаєте, це стосується тільки молодих і недосвідчених працівників? Ні. Проблема є і серед більш досвідчених колег.

Проявляється перекладання відповідальності в тому, що співрозмовник:

• не визнає своїх помилок;
• перекладає проблеми на когось іншого;
• не дає адресату права вибору;
• не виявляє турботи до роботи співрозмовника.

Як правильно?

У діловому листуванні важливо піклуватися. Наприклад, так:

• вміти визнавати помилки;
• не перекладати проблеми й відповідальність на інших;
• давати право вибору (ідеально — самому пропонувати альтернативи);
• поважати роботу співрозмовника.

Підсумуємо всі рекомендації про те, як вести ділове листування

1. Завжди вказувати тему листа, яка відображає його основну мету, ідею.

2. Зазначити на початку листа мету комунікації одним-двома реченнями.

3. Структурувати лист, щоб у ньому були вітання, мета, деталі, запитання, підпис. Кожен структурний елемент — окремий абзац.

4. Позбутися канцеляризмів, емоцій, подразників.

5. Перевірити, чи є в тексті помилки, одруківки. Якщо є сумніви, використати сервіси з перевірки текстів.