Як робити виправлення в журналі реєстрації наказів

На ваші запитання відповідає Олександр Денисенко, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, Київ

Ми реєструємо накази в паперових журналах. Помилки трап­ляються часто: то в номері, то в даті, то в прізвищі, якщо це кадровий наказ. Чи можна вносити виправлення в паперовий журнал і як це робити?

Нормативні акти не скеровують, як виправляти помилки в паперовому журналі реєстрації наказів. Керуйтеся усталеною практикою.

Помилку виявили до того, як внесли до журналу запис про наступну реєстрацію.

Анулюйте неправильний запис: у графі «Примітки» зазначте «Запис внесено помилково», а нижче від неправильного запису зробіть новий з правильними відомостями. Після завершення діловодного року опишіть помилку в підсумковому записі.

Приклади опису помилки в підсумковому записі:

Або:

Помилку виявили після того, як внесли до журналу наступний запис.

Дійте залежно від того, у якому складнику запису припустилися помилки.

Якщо помилилися в номері наказу, а його вже проставили і в журналі реєстрації, і на самому документі, не робіть жодних вип­равлень. Зазначте помилку в підсумковому записі, який зробите після завершення діловодного року, засвідчте підписом особи, відповідальної за ведення записів.