Які документи можна друкувати з обох боків аркушів
За потреби можете друкувати документи з обох боків аркуша. Це дозволяє ДСТУ 4163:2020. Проте ця настанова стосується не всіх документів і не всіх адресатів. Докладніше читайте у статті
Друкуйте на одному боці аркуша документи постійного й тривалого строків зберігання. Документи тимчасового строку зберігання можете за потреби друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша. Так скеровує пункт 7.11 Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020.
Строки зберігання документів визначайте за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Розрізняйте строки зберігання:
- тимчасовий — до 10 років включно;
- тривалий — понад 10 років;
- постійний.
Коли готуєте до друку багатосторінковий документ, спочатку перевірте, який строк зберігання встановлює для нього Перелік № 578/5. Потім вибирайте спосіб друку — з одного чи з двох боків аркушів (табл.).
Спосіб друку
| Вид документів | Строк зберігання | Двобічний друк |
| План роботи закладу на рік | 1 р. | + |
| Номенклатура справ структурних підрозділів | 3 р. | + |
| Акти про знищення бланків, печаток, штампів, про приймання-передавання продукції замовникам | 3 р. | + |
| Накази з адміністративно-господарських питань | 5 р. | + |
| Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання, зокрема зведені | 5 р | + |
| Документи службових розслідувань: акти, постанови, рішення, довідки, доповідні та пояснювальні записки, висновки, листи | 5 р. | + |
| Трудові договори в письмовій формі | 75 р. | − |
| Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання, зокрема зведені | 75 р. | − |
Враховуйте статус адресата. Документи, призначені керівникам вищих інстанцій, друкуйте з одного боку аркуша.
Нумеруйте другу та подальші сторінки багатосторінкових документів. Номери сторінок проставляйте:
- посередині верхнього поля — у зоні колонтитула, за допомогою команди редактора MS Word Вставка / Номер сторінки, варіант «по центру»;
- арабськими цифрами;
- без слова «сторінка», розділових знаків чи скорочення «стор.» або «с.».
Першу сторінку не нумеруйте. Так дотримаєте пункту 7.10 ДСТУ 4163:2020.
Якщо документ має додатки, зробіть для документа і кожного з додатків окрему нумерацію.
Установлюйте поля для підшивання. Більшість «паперових» документів підшиватимете у справи. ДСТУ 4163:2020 установлює розмір призначеного для підшивання лівого поля — 30 мм. У разі двобічного друку береги парних сторінок віддзеркалюйте. Тож на парних сторінках ширину 30 мм матиме правий берег. Параметр «Дзеркальні поля» встановлюйте на панелі «Розмітка» сторінки редактора MS Word.
Копії двобічних документів виготовляйте за загальними правилами.
