Працівник відсутній на роботі понад чотири місяці: як звільнити за новою підставою

Крок 1. Фіксуйте відсутність працівника

Позначте відсутність у табелі як «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин.

Перевіряйте на порталі ПФУ, чи не оформили працівнику е-лікар­няний. Е-лікарняний зі статусом «Закритий» — підстава поз­начати відсутність у табелі як «ТН» (оплачувана тимчасова непраце­здатність). Тобто роботодавець отримає інформацію про причини відсутності працівника.

Крок 2. Документуйте відсутність працівника та спроби зв’язатися з ним

Скеруйте безпосереднього керівника працівника скласти доповідну записку про його відсутність на роботі:

Роботодавець має вжити заходів, щоб з’ясувати причини відсутності працівника на роботі. Зазвичай цей обов’язок покладають на безпосереднього керівника відсутнього працівника, але секретар повинен надати йому всю необхідну інформацію: контактні телефони, імена та по батькові родичів відсутнього працівника.

Ви як керівник закладу ухвалюєте рішення про додаткові заходи. Після того як розглянете доповідну записку безпосереднього керівника відсутнього працівника, маєте ухвалити рішення про розслідування причин відсутності працівника на роботі та визначити виконавців розслідування — безпосередній керівник відсутнього працівника, секретар, один із заступників керівника закладу тощо. Рішення оформлюйте у вигляді резолюції на доповідній записці керівника працівника:

Результатом такого рішення може бути й наказ про розподіл між посадовими особами обов’язків з розшуку зниклого, фіксації його відсутності на роботі. Оформте додаткові документи про відсутність працівника.

Особа, якій доручили розслідування, складає акти про відсутність працівника на роботі:

Такі акти доцільно складати за кожен день відсутності працівника на роботі, поки триває розслідування. Якщо це неможливо, перший тиждень складайте акти за кожен день відсутності. Надалі — щотижнево або щомісячно. Не припиняйте документально фіксувати відсутність працівника. Телефонуйте працівникові при свідках і фіксуйте результати в акті, оскільки саме відсутність інформації про причину відсутності на роботі є однією з умов звільнення за цією підставою.

Додатковими документами, що підтверджують факт відсутності працівника на роботі, можуть бути й доповідні записки працівників, наприклад сторожа, які за своїми обов’язками мають можливість спостерігати, коли інші працівники приходять на роботу / йдуть з роботи.

Крок 3. Відвідайте працівника вдома

В умовах воєнного стану доречно розшукувати працівника за місцем проживання або реєстрації тільки у випадку, якщо заклад освіти розташований на безпечній території. Результати візиту оформте актом:

Якщо відвідати працівника за зазначеними адресами неможливо, заактуйте й цю обставину.

Крок 4. Направте працівникові листи на всі відомі адреси

Якщо за місцем проживання або реєстрації не вдалося відшукати працівника або такий розшук неможливий, надішліть на всі відомі адреси листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі — з описом вкладення та відміткою «вручити особисто». Якщо пошта не працює, пошукайте працівника в соцмережах, спробуйте зв’язатися з ним ще й у такий спосіб.

Крок 5. Організуйте облік робочого часу відсутнього працівника

Фіксуйте відсутність працівника в табелі аж до моменту припинення трудового договору. Відміткою «НЗ» позначайте тільки робочі дні за графіком роботи працівника.

Крок 6. Періодично повторюйте заходи з розшуку

Якщо після всіх попередніх кроків встановити зв’язок із працівником не вдається понад чотири місяці поспіль, виконавець, якого призначили оформити результати розслідування, скажімо діловод, оформлює загальний перелік заходів із розшуку зниклого працівника в доповідній записці.

Після розгляду доповідної записки ви можете ухвалити рішення звільнити працівника. У такому випадку оформлюєте своє рішення підготувати проєкт наказу на звільнення працівника у вигляді резолюції на доповідній записці діловода.

Крок 7. Підготуйте наказ про звільнення

Звільнення працівника оформлюйте наказом за типовою формою або за формою, відмінною від типової. Типову форму наказу про припинення трудового договору (№ П-4) затвердив Держкомстат наказом від 05.12.2008 № 489.

Зразок наказу за формою, відмінною від типової, — у Додатку.

Крок 8. Надішліть повідомлення про звільнення з необхідністю отримати трудову книжку

Якщо трудову книжку зберігає роботодавець, він зобов’язаний видати її працівнику в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX, п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мін­праці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, далі — Інструкція № 58). Якщо трудову книжку зберігає працівник, внесете запис про звільнення на його вимогу після того, як він з’явиться в закладі освіти (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

Оскільки працівник відсутній на роботі в день звільнення, цього дня надішліть йому поштове повідомлення з пропозицією отримати трудову книжку (п. 4.2 Інструкції № 58) або надати згоду на пересилання трудової книжки поштою. Також у конверт покладіть засвідчену копію наказу про звільнення й повідомлення про нараховані суми при звільненні, щоб виконати вимоги частини першої статті 47 КЗпП.

Лист надішліть на адресу, зазначену в особовій картці П-2, листом з оголошеною цінністю:

• з повідомленням про вручення;
• відміткою «Вручити особисто»;
• описом вкладення.

Якщо лист повернеться в заклад, не розкривайте конверта. Зберігайте його в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Туди ж покладіть квитанцію / чек про відправлення листа й опис вкладення.

Також надішліть працівнику фото наказу про звільнення й повідомлення про необхідність отримати трудову книжку всіма можливими способами — на електронну пошту, у вайбер чи інший месенджер тощо. Зробіть скрин і роздрукуйте.

Відмітки про ознайомлення працівника в наказі про звільнення не буде.

Крок 9. Заповніть особову картку П-2

У графі «Дата і причина звільнення (підстава)» особової картки працівника за формою П-2 зазначте дату та причину припинення трудового договору, дату й номер наказу.

У графі «Працівник кадрової служби» особової картки працівник, відповідальний за кадрове діловодство, зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис.

Графа «Підпис працівника» особової картки буде незаповненою.

Крок 10. Розрахуйте при звільненні

Якщо працівник отримує зарплату на банківську карту, у день звільнення перерахуйте на карту всі належні працівнику кошти. Якщо зарплату працівник отримував у касі закладу, проведете з ним розрахунок після того, як він з’явиться на роботі.

Роботодавець виплачує всі суми, що належать працівнику, у день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми необхідно виплатити не пізніше наступного дня після того, як звільнений працівник пред’явив вимогу про розрахунок. Про суми, нараховані та виплачені працівникові під час звільнення, із зазначенням окремо кожного виду виплати — основна та додаткова зарплата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, зокрема під час звільнення — роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати (ч. 1 ст. 116 КЗпП).